最近では、EメールやSNSなど便利なツールが多くあるため、挨拶状を送る機会は減ってしまっているかもしれませんしかし、ビジネスの世界においては、適切なタイミングで適切な挨拶状を送ることは、今も重要なマナーの一つであるとされています。
今回は、ビジネスで挨拶状を送る際の書き方のマナーやそのほかに注意すべきマナーなどについて詳しく解説します。
挨拶状はビジネスにおいて重要なマナー
挨拶状は現代においても、ビジネスにおいて重要なマナーの一つであるとされています。
確かに、単に事実を伝えるのみであれば、Eメールなどでの連絡のみで事足りるかもしれません。しかし、挨拶状は事実を伝えるのみならず、相手への敬意や相手を大切に思う気持ちなども伝えるツールです。
重要な局面においてはきちんと挨拶状を送ることで、相手との関係をより円滑にする効果も期待できるでしょう。
ビジネスで挨拶状を送る主なシーン：会社から送付する場合
ビジネスで挨拶状を送る主なシーンには、どのようなものがあるのでしょうか？会社から挨拶状を送るシーンは次のとおりです。
開業や会社設立の挨拶状
新たに開業をした場合や会社を設立した場合には、これまでお世話になった人などに対して挨拶状を送りましょう。挨拶状を送ることで、開業などの事実を知らせることができます。
そのため、きちんと挨拶状を送っておくことで、今後のビジネスで顧客となってくれたり、ビジネスで連携ができる機会を得られたりする可能性が高まります。
開業や会社設立の挨拶状は、開業の1ヶ月前から遅くとも1週間前までには届くように送ることがマナーです。開業などの挨拶状を送ると相手方がお祝いの花などを手配してくれる場合がありますが、あまり開業日ギリギリになってから挨拶状を送ってしまうと、相手を慌てさせてしまうかもしれません。
なお、プレオープンの案内などを兼ねる場合には、遅くとも2週間前までには送付しましょう。
事務所移転の挨拶状
事務所移転をした場合には、取引先などに対して移転の挨拶状を送りましょう。
事務所移転の挨拶状は、移転の1ヶ月前を目途に送付します。仮に送付が遅れてしまえば、相手が移転を知らずに旧所在地を訪れたり旧所在地宛に郵便物を送ったりするなどして迷惑をかけてしまう可能性があるためです。
社長交代の挨拶状
社長が交代した場合には、取引先や取引のある金融機関などに対して挨拶状を送りましょう。このような重要な局面においては、送付先に漏れがないよう特に注意すべきです。
挨拶状の送付が漏れ、別のルートから社長交代を耳にするような事態となれば、今後の取引に影響が出てしまうかもしれません。社長交代の挨拶状は、新社長の就任後1週間以内に送ることがマナーであるとされています。
役員就任の挨拶状
役員就任や役員交代の挨拶状は、社長交代の場合と同じく取引先や取引のある金融機関などに対して送りましょう。
送るタイミングは、正式な決定後1週間以内が適切であるとされています。
お歳暮やお中元のお礼状
お歳暮やお中元を受け取ったら、相手に対してお礼の挨拶状を送りましょう。お礼の挨拶状は、お歳暮やお中元を受け取ったらできるだけすぐ、遅くとも3日以内を目安として発送すべきであるとされています。
式典開催案内の挨拶状
周年記念などの式典を開催する場合には、招待する相手に対して挨拶状を送りましょう。
式典の招待状は相手から出欠の返信を求めることが多いため、遅くとも開催1ヶ月前には相手へと届くように送ります。
ビジネスで挨拶状を送る主なシーン：いち従業員から送付する場合
ビジネスで挨拶状を送るシーンとしては、一従業員から挨拶状を送る場合も存在します。一従業員から挨拶状を送る主なシーンは次のとおりです。
転勤や着任の挨拶状
異動などによって転勤や着任をした場合には、これまでお世話になった取引先などに対して挨拶状を送りましょう。転勤などの挨拶状は、転勤や着任をしてから1か月以内に送ることが通例です。
ただし、転勤などの事実を転勤前に社外に伝えて良いようであれば、可能な限り転勤前に送った方が良いでしょう。
退職の挨拶状
退職をした場合には、これまでお世話になった相手に対して挨拶状を送りましょう。
送るタイミングはできれば退職1ヶ月前くらいが望ましいといえます。ただし、退職前には社外へ退職の事実を伝えられない場合もあるかと思いますので、その場合には退職後1ヶ月以内を目安として送れば問題ありません。
ビジネスで挨拶状を送る際の書き方マナー：基本編
ビジネスで挨拶状を送る際の基本のマナーは、次のとおりです。
縦書き・横書きはどちらでも良い
ビジネスで挨拶状を送る際、本文を縦書きにするか横書きにするかは、いずれであっても構いません。
ただし、日本における伝統的な文章は縦書きであることから、縦書きの方がよりフォーマルであるとされています。そのため、社長交代の挨拶状など特に会社にとって重要な場面における挨拶状や、送付先に年配の人が多い場合などでは、縦書きを選択すると良いでしょう。
ハガキのままor封筒に入れるかはシーンに合わせる
挨拶状はハガキのままで送る場合もあれば、封筒に入れて送る場合も存在します。いずれを選択してもマナー違反ではありませんが、シーンに合わせて選択すると良いでしょう。
挨拶状を封筒に入れて送ることが望ましい場面は、次のとおりです。
相手にフォーマルな印象を与えたい場合
挨拶状は封筒に入れて送った方が、よりフォーマルな印象を与えられます。そのため、会社設立の挨拶状など相手に対してよりフォーマルな印象を与えたい場面では、封筒に入れて送ることを検討すると良いでしょう。
同封物がある場合
周年記念の挨拶状など、返信用ハガキや会場案内などの同封物がある場合には、ハガキのままで送ることはできません。そのため、封筒に入れて送ることとなるでしょう。
適切な時期に送付する
挨拶状にはそれぞれ、送付するのに適切な時期が存在します。送る時期を逸してしまえば、失礼となってしまいかねません。
そのため、送る挨拶状に従ってあらかじめ送付に適切なタイミングを確認し、その時期内に送付するよう準備を進めましょう。
ビジネスで挨拶状を送る際の書き方マナー：本文編
ビジネスで挨拶状を送る場合における本文の書き方に関するマナーは、次のとおりです。
頭語と結語を記載する
挨拶状は頭語から書き始め、本文を結語で締めるのが基本のマナーであるとされています。それぞれの書き方は、次のとおりです。
頭語
頭語とは、挨拶状などの文章のはじめに記載をする文言です。ビジネスで送る挨拶状でよく使われる頭語には、次のものが存在します。
- 拝啓：ビジネスシーンでもっとも一般的に使用される頭語です。
- 謹啓：より改まった挨拶状で使用される頭語です。
- 拝復：相手からもらった挨拶状などへの返事として送る場合に使用される頭語です。
- 前略：ビジネスシーンで送る挨拶状で使用されるケースは多くありませんが、親しい相手へ送る挨拶状やお見舞いの挨拶状などで使用される頭語です。この頭語を使用した場合には、次の時候の挨拶を省略します。
結語
結語とは、挨拶状の本文の最後に記載をする文言です。使用することができる結語は、使用をした頭語によって次のとおり、おのずと決まってきます。
- 頭語に「拝啓」を使用した場合：「敬具」など
- 頭語に「謹啓」を使用した場合：「謹言」「謹白」など
- 頭語に「拝復」を使用した場合：「敬具」など
- 頭語に「前略」を使用した場合：「草々」など
頭語と結語の基本の組み合わせを知っておくと良いでしょう。
時候の挨拶を記載する
頭語に続けて、時候の挨拶を記載しましょう。時候の挨拶とは、季節の表現を添えて相手の成功や健康、幸せなどを願う文言を指します。
ビジネスシーンで主に使用される時候の挨拶の形式は、次のとおりです。
- 企業など宛の場合：「〇〇の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます」「〇〇のみぎり 貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます」など
- 個人宛の場合：「〇〇の候 皆様ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」「〇〇のみぎり ◇◇様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます」など
このうち、はじめの「〇〇」には季節を表す表現が入ります。季節の表現は非常に多く存在しますが、代表的な表現は次のとおりです。
- 1月：初春
- 2月：立春
- 3月：春暖
- 4月：陽春
- 5月：薫風
- 6月：向暑
- 7月：盛夏
- 8月：残暑
- 9月：初秋
- 10月：秋涼
- 11月：深秋
- 12月：師走
これに続く「～の候」や「～のみぎり」は、いずれであっても構いません。
ただし、「～のみぎり」のほうがやや柔らかい印象となるでしょう。なお、ビジネスシーンでは「～の候」が使用されることが多いようです。
次に、相手の健康や発展などを願う文章を記載します。挨拶状を送る相手が企業などである場合には、「ご清栄」「ご盛栄」「ご隆昌」「ご隆盛」など、成功や発展を意味する文言を記載することが一般的です。
一方、挨拶状を送る相手が個人である場合には、これらの表現は馴染みません。個人宛に送る場合には、健康を意味する「ご健勝」や、幸せに暮らすことを意味する「ご清祥」などを使用することが多いでしょう。
句読点は使わない
挨拶状では、句読点を使わないことが基本であるとされています。
なぜなら、句読点が文章を区切る役割を持つことから、「縁を切る」などの意味を連想させてしまうためです。また、句読点の歴史は比較的浅く、当初は子どもが文章を読みやすいようにと使用され始めたことから、挨拶状での句読点の使用は相手を子ども扱いしていると捉える場合もあるようです。
最近では文章を読みやすくするため、比較的カジュアルな横書きの挨拶状を中心に句読点が使用されることも珍しくなくなっています。しかし、相手によってはマナーを知らないと思われてしまうリスクがありますので、あえて理由がない限りは句読点を使用しない方が良いでしょう。
段落落としは使わない
段落落としとは、改行をした次の行などの文章を1文字分下げてから書き始めることです。パソコンで文章を書くことの多い人にとっては、「インデント」といった方がわかりやすいかもしれません。
この段落落としは、挨拶状では行わないことが基本であるとされています。
「さて、私事」などは端に小さめのフォントで記載する
挨拶状では、頭語と時候の挨拶を記載した後、「さて 私こと」「さて 私儀」などと記載をしてから本題に入る場合がたびたび見られます。
この「さて 私こと」などの文言は、自分事で恐縮であるとの気持ちを表現するため、用紙の端に記載をすることが通例です。つまり、横書きの場合には用紙の右のほう、縦書きの場合には用紙の下の方に記載をするということです。
また、これらの文字は他の文字よりも少し小さなフォントで記載します。
ビジネスで挨拶状を送る際の書き方マナー：宛名編
ビジネスで挨拶状を送る際には、宛名の書き方にも注意しましょう。主に注意すべきマナーは、次のとおりです。
宛名の誤記に注意する
挨拶状は、全体をとおして誤字脱字には注意するべきです。中でも、宛名の誤記は非常に失礼にあたりますので、特に注意しておきましょう。
単純な誤字脱字はもちろんのこと、相手から受け取っている変更情報が反映されているかどうか、あらかじめよく確認してください。たとえば、相手の名字や役職、住所が変わった情報などです。
適切な敬称を使用する
挨拶状を送る際には、適切な敬称を使用しましょう。挨拶状で主に使用する敬称は、「様」、「御中」、「先生」の3パターンです。
それぞれ、次のように使い分けます。
- 「様」：個人宛に挨拶状を送る場合に使用される、もっとも一般的な敬称です。一般家庭の個人宛に送る場合のほか、企業など団体内部の特定の相手へ送る場合にも使用します。たとえば、「田中一郎様」や「株式会社挨拶 代表取締役 挨拶太郎様」などです。
- 「御中」：企業や部署など団体宛に挨拶状を送る場合に使用される敬称です。たとえば、「株式会社挨拶 御中」や「株式会社挨拶 印刷事業部 御中」なおと使用します。
- 「先生」：弁護士などの士業や恩師宛に挨拶状を送る際に、「様」の代わりに使用される敬称です。たとえば、「佐藤花子先生」や「弁護士 挨拶次郎先生」などのように使用します。
なお、次のような用法は誤りですので、注意しましょう。
- 「株式会社挨拶 営業部 印刷太郎部長様」：役職名に「様」は付けません。この場合、正しくは「株式会社挨拶 営業部 部長 印刷太郎様」となります
- 「弁護士 挨拶次郎先生様」：「先生」と「様」は併用しません。この場合、正しくは「弁護士 挨拶次郎先生」となります
- 「株式会社挨拶 営業部 印刷花子御中」：個人名の後に「御中」は付けません。この場合、正しくは「株式会社挨拶 営業部 印刷花子様」となります
宛名は縦書きの方がフォーマルな印象になる
挨拶状の宛名を横書きにしたからといって、マナー違反というわけではありません。しかし、宛名を縦書きとしたほうが、よりフォーマルな印象となります。
また、年配の人の中には、挨拶状の宛名は縦書きをするものであると考えている人も存在するでしょう。そのため、よりあらたまった挨拶状を送る場合や、送付先に比較的年配の人が多い場合などには、宛名は縦書きとしたほうが無難であるといえます。
まとめ
ビジネスで挨拶状を送るシーンは、今も数多く存在します。適切な時期に適切な挨拶状を送ることは重要なビジネスマナーの一つですので、書き方などの基本を知っておくと良いでしょう。
しかし、挨拶状の文面を一から検討して作成するには、時間も手間もかかってしまいます。そのため、ビジネスで挨拶状を送る際には、テンプレートを活用することがおすすめです。
当サイト「挨拶状印刷.jp」では、シーンに沿った挨拶状の文例を数多く用意しています。文面の変更もできますので、簡単にオリジナルの挨拶状を作成して頂けます。
ビジネスシーンで挨拶状を送る際には、ぜひ挨拶状印刷.jpをご利用ください。
