新たに顧問に就任した人がいるなど、会社の経営体制に変更があった場合には、取引先などに対して、挨拶状を送って知らせることが一般的です。
では、顧問就任の挨拶状は、いつ誰宛に送れば良いのでしょうか？また、どのような内容で文面を作成すれば良いのでしょうか？
今回は、顧問就任の挨拶状の基本構成を解説するとともに、ケース別の文例も紹介します。
顧問就任の挨拶状とは
顧問就任の挨拶状とは、新たに顧問に就任したことを取引先などに知らせる挨拶状です。顧問に就任した者が自ら就任を知らせる内容とすることもあれば、会社から顧問の就任を知らせる内容とすることもあります。
最近ではさまざまな連絡ツールが発達しており、挨拶状を送る機会は以前より減っているかもしれません。しかし、ビジネスシーンにおいて、適切なタイミングで適切な挨拶状を送ることは、今も重要なマナーの一つとされています。
顧問の就任など重要な局面では、取引先などに失礼のないよう、挨拶状を送ると良いでしょう。
顧問就任の挨拶状の基本
顧問就任の挨拶状は、いつ誰に送れば良いのでしょうか？基本的な考え方は、次のとおりです。
挨拶状はいつ送る？
顧問就任の挨拶状など企業の役員に変更が生じたことを知らせる挨拶状は、就任後1週間以内に発送するのが基本であるとされています。
あまり遅くなれば失礼に当たる可能性がありますので、あらかじめ準備を進めておくと良いでしょう。
挨拶状は誰に送る？
顧問の就任など役員変更の挨拶状は、重要な顧客や仕入先、付き合いのある金融機関などに送ることが一般的です。
挨拶状を送る範囲に、厳密な決まりがあるわけではありません。しかし、このような重要な取引先には、送っておくべきでしょう。
顧問就任を知らせる挨拶状の基本構成
挨拶状は、基本の構成さえ知っておけば難しいものではありません。顧問就任を知らせる挨拶状の基本の構成は次のとおりです。
・頭語
・時候の挨拶
・安否の挨拶
・顧問に就任した旨
・今後の簡単な抱負
・締めの挨拶
・結語
頭語
はじめに、頭語を記載します。頭語とは挨拶状での「こんにちは」にあたる表現で、これを書かずに本題に入ってしまうとやや不躾な印象となるでしょう。
顧問就任の挨拶状で使用する一般的な頭語は、「拝啓」もしくは「謹啓」です。このうち、「拝啓」は挨拶状でもっともよく使用される頭語であり、顧問就任の挨拶状でもこれを用いれば問題ありません。
ただし、よりかしこまった印象を与えたい場合には、さらに丁寧な「謹啓」を使うと良いでしょう。
時候の挨拶
頭語に続けて、時候の挨拶を記載しましょう。時候の挨拶とは、挨拶状を送る季節に合った表現を記載して、相手と季節感を共有する表現です。
たとえば、「桜花の候」や「陽春の候」などです。下の例文では、いずれも4月に送る挨拶状を前提として時候の挨拶を記載しています。
なお、「〇〇の候」という表現のほかに「〇〇のみぎり」という表現もあり、こちらの方がやや女性的でやわらかい印象となるでしょう。
安否の挨拶
時候の挨拶に続けて、安否の挨拶を記載します。
たとえば、「貴社ますますご清栄（ご盛栄・ご隆昌・ご隆盛）のこととお慶び申し上げます」などです。表現はさまざまですが、いずれも相手企業の発展や成功を意味する内容としましょう。
また、送付先が個人である場合には、相手の健康や幸せを願う内容とします。たとえば、「皆様ますますご清祥（ご健勝）のこととお慶び申し上げます」などです。
これらに続けて、日頃の配慮に感謝する「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」などのフレーズを記載することもあります。
顧問に就任した旨
本題のはじめに、顧問に就任した旨を簡潔に記載します。就任した旨と併せて、就任日を記すことも多いでしょう。
また、元々代表取締役であった人が代表取締役を退任して顧問に就任するなどの場合には、その旨も記載します。
たとえば、「〇月〇日開催の株主総会をもちまして 株式会社挨拶 代表取締役社長を退任し 顧問に就任することになりました」などです。
なお、本題の前には「さて 私儀（わたくしぎ）」や「さて 私こと」など記載しますが、これは用紙の端に寄せて書くことが通例とされています。用紙の端とは、挨拶状が縦書きであれば下のほう、挨拶状が横書きであれば右の方ということです。
この後紹介をする文例でも「さて 私儀」が右端に寄っていますが、これはレイアウトが崩れているわけではなく、あえてこの位置に配置しています。これは、「私事で恐縮ですが」という意味を示すものであり、他の文字よりも少し小さい文字で印字することもよく行われています。
今後の簡単な抱負
続けて、今後の簡単な抱負を記載します。たとえば、「甚だ微力ではございますが 社業発展のため専心努力いたす所存でございます」などです。
表現は自由ですが、基本的には「自分は微力だが、会社の発展に貢献できるよう頑張る」という意味の文言を入れることが多いでしょう。
締めの挨拶
本題の最後に、締めの挨拶を記載します。締めの挨拶としては、今後の指導を依頼する内容などを入れることが多いでしょう。
たとえば、「何卒格別のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」などです。また、社長を退任して顧問になる場合など、挨拶状のなかで後任の社長を紹介する場合などには、後任への指導などをお願いする内容とすることもあります。
併せて、本来であれば出向いて挨拶するべきであるとの意味合いから、書中での挨拶を詫びる言葉を記載することが一般的です。
結語
最後に、結語を記載します。結語とは挨拶状での「さようなら」にあたる言葉であり、頭語とセットで使用します。
使用できる結語は使用した頭語によって異なっており、それぞれ次のとおりです。
- 頭語が「拝啓」の場合：「敬具」や「敬白」など
- 頭語が「謹啓」の場合：「謹白」や「謹言」など
組み合わせを誤るとちぐはぐな印象を与えてしまうため注意が必要です。
顧問就任の挨拶状の例文
ここからは、顧問就任の挨拶状の例文をケースごとに4つ紹介します。
基本の文例
顧問就任を知らせる挨拶状の基本の文例は、次のとおりです。こちらは、顧問に就任した者自らが挨拶状を送る場合の文例となっています。
謹啓 桜花の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて 私儀 この度 株式会社挨拶の顧問に就任いたしました 甚だ微力ではございますが 社業発展のため専心努力いたす所存でございますので 何卒格別のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちまして御通知かたがた御挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 株式会社挨拶 顧 問 挨拶太郎
顧問に就任したことを明記するとともに、今後社業発展のために努力する旨を記載しています。
社長を退任し顧問に就任した場合の文例
顧問は、前社長などが社長退任後に就任するケースが少なくありません。こちらは、社長を退任して顧問に就任したことを、顧問自ら知らせる場合の文例です。
謹啓 陽春の候 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて 私儀 〇月〇日開催の株主総会をもちまして株式会社挨拶 代表取締役社長を退任し 特別顧問に就任いたすことになりました 社長在任中は公私ともに格別の御懇情を賜り 誠に有り難く厚く御礼申し上げます なお 後任には挨拶一郎が就任いたしましたので 何卒私同様格別の御支援を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 株式会社挨拶 顧 問 挨拶太郎
社長を退任して顧問に就任する旨を明記するとともに、社長在任中にお世話になったことへのお礼を伝える内容としています。
新社長と連名で送る場合の文例
社長を退任して顧問に就任する場合には、新社長との連名で挨拶状を送る場合があります。その場合における例文は、次のとおりです。
謹啓 仲春の候 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて 私儀 この度弊社第〇〇回定時株主総会をもちまして 株式会社挨拶 代表取締役社長を退任し 顧問に就任致しました 社長在任中は長きにわたりひとかたならぬ御懇情を賜り 誠に有り難く厚く御礼申し上げます なお 後任には挨拶一郎が就任いたしました 何卒私同様格別のご支援を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 株式会社挨拶 顧 問 挨拶太郎
謹啓 時下ますます御清栄のこととお喜び申し上げます さて 私儀 この度 挨拶太郎の後任として 株式会社挨拶 代表取締役社長に就任致しました 浅学菲才の身ではございますが社業発展に鋭意努力いたす所存でございますので 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中にて御挨拶申し上げます 謹 言 令和5年4月 株式会社挨拶 代表取締役社長 挨拶一郎
顧問に就任した前社長が新社長を紹介するとともに、新社長が今後の抱負を述べる内容としています。
複数人の役員改選をまとめて知らせる場合の文例
役員数が多い企業では、複数人の役員改選がまとめて行われることも多いでしょう。
この場合には、新体制を担うこととなった役員をまとめて知らせる内容とすることが一般的です。
この場合の文例は、次のとおりです。
謹啓 春暖の候 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて このたび弊社におきましては役員改選を行い 左記のとおり4月1日付で役員が選任され就任いたしました つきましては 社業の発展と充実に向けて一層の努力をいたす所存でございますので 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちまして御通知かたがた御挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 株式会社挨拶 代表取締役 挨拶一郎 記 代表取締役 挨拶一郎 専務取締役 印刷 清 常務取締役 挨拶二郎（前 取締役） 取 締 役 挨拶和男 取 締 役 佐藤花子（新任） 監 査 役 山田良男 顧 問 挨拶太郎（前 常務取締役）
新たな役員の顔ぶれをまとめて紹介するとともに、今後の変わらぬご指導などを願う文言を入れる内容としています。
まとめ
顧問が就任したなど企業の経営体制に変更があった場合には、取引先などに挨拶状を送って知らせると良いでしょう。
この場合の挨拶状には、顧問に就任した者が自ら送る場合と、会社から取引先などに対して送るパターンなどが考えられます。顧問などへ就任したことを知らせる挨拶状は就任後1週間以内に発送することがマナーとされていますので、すみやかに送ることができるよう、あらかじめ準備を進めておくと良いでしょう。
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