合併・業務提携
の文例・テンプレート

合併や業務提携の挨拶状の基本の構成

挨拶状には基本の構成が存在します。この構成を知っておけば、文面のアレンジはさほど難しいものではありません。合併や業務提携を知らせる挨拶状の基本構成は次のとおりです。

頭語

はじめに、頭語を記載します。頭語は挨拶状の冒頭に記載するものであり、「こんにちは」にあたる表現です。ビジネスシーンで送る挨拶状で頭語を省略するケースはほとんどありません。

頭語にはさまざまな種類があるものの、合併や業務提携の挨拶状で使用する頭語は「拝啓」と「謹啓」であることがほとんどです。いずれでも問題ありませんが、「謹啓」の方がより改まった表現であるため、重要な局面で取引先などに対して送る挨拶状ではこちらを使用することが多いでしょう。

時候の挨拶

時候挨拶とは、「桜花の候」や「早春のみぎり」のような表現です。一年を通して使用できる「時下」とすることもできますが、その季節に合った表現を記すことでより伝統的な挨拶状となるでしょう。

「〇〇の候」と「〇〇のみぎり」はいずれも「〇〇のころ」という意味であり、いずれであっても構いません。ただし、「〇〇のみぎり」の方がやや柔らかな印象となり、ビジネスシーンでは「〇〇の候」が使われることが多いようです。

時候の挨拶は、挨拶状を送る季節によって適切な表現が異なります。月ごとに使用できる代表的な時候の挨拶は次のとおりです。

• 1月：初春の候、新春の候など
• 2月：立春の候、向春の候など
• 3月：早春の候、春暖の候など
• 4月：桜花の候、陽春の候など
• 5月：新緑の候、薫風の候など
• 6月：入梅の候、青葉の候など
• 7月：盛夏の候、大暑の候など
• 8月：残暑の候、晩夏の候など
• 9月：初秋の候、新涼の候など
• 10月：菊花の候、錦繍の候など
• 11月：深秋の候、晩秋の候など
• 12月：初冬の候、師走の候など

ただし、実際には月で機械的に区切るのではなく、挨拶状の「受け手」の地域の実際の気候などに沿った表現を検討することが望ましいでしょう。たとえば、「桜花の候」は4月に使える時候の挨拶ですが、挨拶状の送付時期が4月末頃である場合、受け手の居住地域によってはすでに桜は散り始めているかもしれません。

安否の挨拶

時候の挨拶に続けて、安否の挨拶を記載します。安否の挨拶とは、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文章です。

相手が企業や事業者などの場合には、「ご清栄」の他に「ご盛栄」「ご隆昌」「ご隆盛」などがよく使用されます。いずれも、相手の成功や発展を意味する言葉です。

一方、相手が一般個人である場合には、健康を意味する「ご健勝」や、幸せに暮らすことを意味する「ご清祥」などがよく使用されます。

なお、「ご清栄」などの「ご」を漢字にして「御清栄」などとすることもありますが、いずれであっても構いません。また、「お慶び」と「お喜び」も2つの表現がありますが、こちらもいずれであっても問題ないないでしょう。

ここまでの「頭語」と「時候の挨拶」「安否の挨拶」までを挨拶状の前文ということもあります。

合併や業務提携をする旨

ここからようやく本題に入ります。本題に入る際には「さて」と記し、本題への区切りを分かりやすくすると良いでしょう。

本題では、まず合併や業務提携をする旨や効力が発生する日付を記載します。たとえば、「〇〇株式会社と〇〇〇株式会社とは来る〇月〇日をもって合併し　株式会社〇〇〇〇として発足することと相成りました」などです。

挨拶状では合併に至った経緯などまで詳細に記す必要はなく、必要な事項を簡潔に記載しましょう。

今後の簡単な抱負

合併や業務提携をする旨に続けて、今後へ向けた簡単な抱負を記載します。抱負は、この合併や業務提携を今後の事業発展に活かしていくなど、前向きな内容で簡潔に記載しましょう。たとえば、次のような表現です。

• 微力ながら両社の総力を結集し　皆様のご期待にそえますよう全力を尽くして参ります
• 新陣容のもと総力を結集し　皆様のご期待に添うべく全力を尽くす所存です
• 両者の力を存分に発揮し　より一層のサービス充実をはかっていく決意です
• 新体制をもって総力を結集し　皆様のご期待に添えますよう全力を尽くしてまいります

今後の変わらぬ付き合いのお願い

今後の抱負に続けて、今後の変わらぬ付き合いや取引、指導のお願いなどを記載します。たとえば次のような表現です。

• 今後ともなお一層のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
• 何とぞ倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
• 引き続きのご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
• 今後とも格段のご支援ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます

これに続けて、「まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます」などと記載することもあります。

結語

最後に結語を記載します。結語とは挨拶状での「さようなら」にあたる表現であり、頭語と対応して使用するものです。

使用できる結語は使用をした頭語によって異なりますので、組み合わせを誤らないよう注意しましょう。基本の組み合わせは次のとおりです。

• 頭語：結語
• 拝啓：敬具、敬白、拝具など
• 謹啓：謹言、謹白、敬白など

合併や業務提携の挨拶状のポイント

合併や業務提携の挨拶状を送る際には次の点に注意しましょう。

• 重要な取引先などに漏れなく送付する
• 送る時期に注意する
• 誤字脱字に注意する

重要な取引先などに漏れなく送付する

合併や業務提携など非常に重要な局面で送る挨拶状は、送付先に漏れがないよう十分注意しましょう。重要な取引先が送付先から漏れ、別のルートから合併などの旨を知ることとなれば、今後の取引に影響が生じてしまうかもしれません。

そのような事態を避けるため、合併や業務提携の挨拶状を送る際には送付先リストを二重三重でチェックすることをおすすめします。

送る時期に注意する

合併や業務提携の挨拶状は、送る時期に注意しましょう。法人成りなど大きな組織変更は、一般的に効力が生じる1か月前から2週間前を目安に送ります。

しかし、合併や業務提携となると、あらかじめ公表することを避けたい場合もあるでしょう。そのため、合併などの効力が生じてから挨拶状を送ることも少なくありません。

とはいえ、挨拶状の送付があまり遅くなる事態も、避けるべきです。明確な期限があるわけではないものの、合併などの効力が生じてから挨拶状を送る場合には、合併などの日からおおむね1週間から2週間以内を目安に送ると良いでしょう。

このように、合併や業務提携の場合には、挨拶状を送る時期について一概にいえるものではありません。そのため、挨拶状を送る時期について社内であらかじめすり合わせをしておくことが必要です。

誤字脱字に注意する

合併や業務提携など重要な局面で送る挨拶状では、誤字脱字に特に注意しましょう。本文はもちろん、相手の社名や氏名などの誤りは失礼に当たります。そのため、誤りのないよう、特に注意して確認することが必要です。

なお、仮に印刷後に誤りを見つけてしまったとしても、挨拶状の文面を修正テープや二重線で訂正することはマナー違反です。手間であっても、新たな用紙で作成し直すようにしましょう。