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転勤の挨拶状は誰に送る？

転勤の挨拶状は、これまでお世話になった相手に対して送ります。

最近ではEメールやチャットなどさまざまな通信手段が増え、挨拶状を送る機会は少ないかもしれません。しかし、転勤など重要な局面での挨拶は書状で行う方が丁寧であるうえ、相手の印象にも残ります。

きちんと挨拶状を送っておくことで相手にとって好印象となり、その後も関係性が維持できたり、転勤先近くの知人を紹介してもらえたりする可能性もあるでしょう。

転勤の挨拶状を送るタイミング

転勤の挨拶状は、いつ送ればよいのでしょうか？ここでは、挨拶状を送るタイミングについて解説します。

着任後1か月以内に送る

転勤の挨拶状は、正式な辞令が出たらすみやかに送るのがベストです。法令による義務ではなくマナーであるため厳重な期限などはないものの、着任から1か月以内の送付が目安となります。遅くとも、着任後2か月以内には送るべきでしょう。

ただし、職種や会社によっては情報の解禁日が定められていることもあるため、解禁前に送らないようご注意ください。情報解禁日前に転勤を知らせれば、会社による懲戒などの対象となるおそれがあるためです。

遅れた場合も速やかに送る

転勤後はやるべきことが多く、新たな環境に慣れるまでは落ち着かないことでしょう。 そのため、気付いたときには着任から2か月以上が過ぎていたという場合もあると思います。

その場合でも、お世話になった相手や今後もお付き合いを続けたい相手には、挨拶状を送ることをおすすめします。遅れたからといって送付しないより、遅れてでもきちんと挨拶状を送った方が、相手にとって好印象であるためです。

転勤の挨拶状の基本マナーと注意点

転勤の挨拶状を作成する際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？転勤の挨拶状を送る際の注意点と、知っておくべき基本のマナーを解説します。

誤字や脱字に注意する

転勤の挨拶状を送る際は、誤字や脱字をしないようご注意ください。一般的には、画面上での確認より、印刷したほうが誤字脱字を見つけやすくなります。そのため、可能であれば、いったん文案を印刷したうえで誤字脱字のチェックをするとよいでしょう。

なかでも、相手の氏名や社名の誤りは、非常に失礼にあたります。同じ読みでも異なる漢字を使う氏名なども少なくないため、誤らないよう注意が必要です。

なお、修正テープなどを用いた修正は、マナー違反です。印刷をしてから誤字や脱字に気付いた場合は、手間であっても印刷をし直した方がよいでしょう。

適切な頭語と結語を記載する

転勤の挨拶状では、適切な頭語と結語を使用しましょう。頭語とは挨拶状の冒頭に記載する「拝啓」などの文言です。一方、結語とは挨拶状の末尾に記載する「敬具」などの文言を指します。

頭語には多くの種類があるものの、転勤の挨拶状では「拝啓」または「謹啓」を用いることが一般的です。「拝啓」が挨拶状で用いるもっとも無難な頭語であり、「謹啓」はよりかしこまった印象となります。

また、結語は頭語とセットで用いるものであり、用いた頭語によって使える結語が変わります。頭語が「拝啓」の場合の結語は「敬具」が一般的であり、頭語が「謹啓」の場合の結語は「謹白」や「謹言」が適切です。頭語と結語の組み合わせを誤らないよう注意しましょう。

時候の挨拶を記載する

転勤の挨拶状では、頭語に続けて時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは、「立秋の候」のように季節に応じた表現で、相手と季節感を共有するフレーズです。

プライベートな手紙では「暑い日が続きますが、お変わりございませんか？」などと書くところ、ビジネスで用いる挨拶状では「立秋の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと漢語調で記載するのが原則です。

適切な時候の挨拶は、挨拶状が届く時期によって異なるため、その季節に応じた文言を記載しましょう。なお、通年で使用できる「時下」という表現もありますが、こちらはやや形式ばった印象となります。

適切な時期に送付する

挨拶状は、適切なタイミングで送付することが重要です。お世話になった相手に対していっこうに転勤の挨拶をしなければ、相手を落胆させてしまうかもしれません。適切な時期に送付できるよう、テンプレートや宛名印刷の代行サービスなどを積極的に活用するとよいでしょう。

送付先の漏れに注意する

転勤の挨拶状を送る際は、送付先に漏れが生じないよう注意しましょう。お世話になった相手への転勤挨拶を漏らしてしまわないよう、送付先リストを日ごろから作成し、適宜メンテナンスしておくことをおすすめします。

相手から役職や住所、名字などの変更案内を受け取ったらその都度リストに反映させておくと、挨拶状の送付がスムーズとなります。