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就任の挨拶状は誰に送る？

就任の挨拶状を送る相手は、誰なのでしょうか？ここでは、主な送付先を解説します。

これまでの取引先

就任の挨拶状は、これまでお世話になった取引先に送るとよいでしょう。これまでお世話になった相手に就任を伝えるとともに、これまでのお礼や、今後の変わらぬお付き合いのお願いなどを記載します。

今後の取引先

就任の挨拶状は、今後の取引先にも送ります。自身が新たにその役職についたことを記載するとともに、今後の抱負などを簡単に記載します。

就任の挨拶状は誰から送る？

就任の挨拶状は、誰から送るものなのでしょうか？それぞれ、解説します。

新たに着任する者から送るのが基本

就任の挨拶状は、新たに着任する者から送るのが基本です。なお、別の文例で紹介しますが、社長や役員の就任は就任した個人ではなく、会社名義で送ることが一般的です。

前任者と連名で送ることもある

就任の挨拶状は、前任者との連名で送ることもあります。この場合は、前任者からのこれまでのお礼と新任者の紹介、新任者からの就任挨拶を兼ねることとなります。

就任の挨拶状はいつ送る？

就任の挨拶状は、就任後おおむね1週間、遅くとも2週間以内には送付するとよいでしょう。挨拶状の送付が遅れればルーズな会社との印象がついてしまったり、失礼にあたったりする可能性があります。

就任の挨拶状の基本マナーと注意点

就任の挨拶状を送る際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？就任の挨拶状の基本のマナーと、送付時の注意点を解説します。

できるだけ速やかに送付する

就任の挨拶状は、就任後できるだけ速やかに送付しましょう。とはいえ、就任後はやるべきことも多く、あっという間に時間が過ぎてしまうと思います。そのため、あらかじめ文案を作成したり送付先リストを整備したりして、準備を進めておくことをおすすめします。

適切な頭語と結語を記載する

就任の挨拶状では、適切な頭語と結語を使いましょう。頭語とは挨拶状の冒頭に記載する「拝啓」などの表現であり、結語は挨拶状の末尾に記載する「敬具」などの表現です。

頭語には多くの種類があるものの、就任の挨拶状で用いる頭語は「拝啓」か「謹啓」が一般的です。「拝啓」は、挨拶状などで広く用いられます。一方、「謹啓」は、より丁寧でかしこまった印象となります。

結語は、使用した頭語によって、使用できる表現が異なります。頭語が「拝啓」の場合の結語は、「敬具」がもっとも一般的です。一方、頭語が「謹啓」の場合は、結語には「謹言」や「謹白」を用いるのが自然でしょう。

時候の挨拶を記載する

就任の挨拶状はいきなり本題から書くのではなく、頭語に続けて時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは、「桜花の候」のように、季節に合った表現で挨拶状に季節感を添えるフレーズです。ビジネスシーンで使える時候の挨拶は季節ごとにある程度決まっているため、季節ごとの表現をいくつか知っておくと便利でしょう。

なお、プライベートな手紙では「桜のころとなりましたが」のような口語調で書くことが多いものの、ビジネスの場合は「〇〇の候」という漢語調の表現が一般的です。

今後の抱負を簡単に記載する

就任の挨拶状では、就任した事実のみを書くのではなく、着任後の意気込みや抱負を簡単に記載するとよいでしょう。たとえば、「新任地の仕事は身に余る重責でありますが　一意専心業務に精進する覚悟をいたしております」や、「今後はこれまでにも増し　鋭意努力する決意です」などです。

誤字脱字に注意する

就任の挨拶状では、誤字脱字に注意しましょう。挨拶状に誤字脱字があれば、「ミスの多い人」、「細部に注意ができない人」というマイナスイメージがついてしまいかねません。

なかでも、相手の社名や氏名の誤りは特に避けるべきです。氏名や社名の誤りは非常に失礼であり、今後の取引にまで悪影響が及ぶおそれがあります。

同じ読みで異なる漢字を用いる名字などは誤りやすい点であるため、相手から受け取った名刺などと突合しよく確認してください。慌てるとミスが生じやすくなるため、日ごろから送付先リストを作成し、メンテナンスしておくことをおすすめします。

句読点を使わないのが基本であると知っておく

就任の挨拶状に限らず、挨拶状では本来、句読点を使用しないものです。理由としては諸説あるものの、挨拶状という日本古来の文章には句読点が馴染まないとの考えが主流です。

挨拶状は縦書きとすることが一般的であり、その場合に句読点を使うと違和感をおぼえる人が多いでしょう。

ただし、最近では比較的カジュアルなシーンにおいて挨拶状を横書きすることもあり、その場合は句読点を使う場合もあります。原則として句読点を使わないことを知ったうえで、送付先の属性に合わせて検討するとよいでしょう。