社長交代
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社長交代の挨拶状を送る相手

社長交代の挨拶状は、誰に送ればよいのでしょうか？基本的には、「これまでお付き合いがあり、今後も会社としてのお付き合いを希望する相手」に送るべきでしょう。ここでは、具体的な送付先の例を紹介します。

重要な取引先

1つ目は、重要な取引先です。

重要な販売先や重要な仕入先、重要な委託先などの取引先には、社長交代の挨拶状を送ることをおすすめします。重要な取引先への送付が漏れてしまい、別ルートから社長の交代が耳に入るようなことがあれば、取引に悪影響を及ぼしてしまいかねません。

付き合いのある金融機関

2つ目は、付き合いのある金融機関です。

メインバンクなど付き合いが深い金融機関には、挨拶状を送ることをおすすめします。

なお、金融機関から借入がある場合は、保証人変更などに関する金融機関の承諾や手続きが必要となる可能性があります。そのため、借入がある場合は挨拶状の送付タイミングを待たず、あらかじめ金融機関に社長交代を相談したおくべきでしょう。

株主

3つ目は、会社の株主です。

株主は、会社の所有者です。社外に株主がいる場合には、その者に対しても社長交代の挨拶状を送付するべきでしょう。

社長交代の挨拶状を送るタイミング

社長交代の挨拶状を差し出すタイミングは、新社長が就任してからおおむね1週間以内が目安です。これに大きく遅れてしまえば失礼にあたる可能性があるほか、ルーズな会社であるとのイメージがついてしまいかねません。

社長交代のタイミングでは、さまざまな手続きが発生して非常に慌ただしいことでしょう。バタバタとする中で挨拶状の発送を忘れてしまわないよう、あらかじめ可能な限り準備を進めておき、就任が確定したらすぐにでも発送することをおすすめします。

社長交代の挨拶状を送る際の注意点・マナー

社長交代の挨拶状を送る際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？ここでは、社長交代の挨拶状で特に注意すべき点と、基本のマナーについて解説します。

宛名の誤りに特に注意する

社長交代の挨拶状を作成する際は、誤字脱字がないよう注意しましょう。挨拶状に誤字脱字があれば、せっかくの挨拶状が間の抜けた印象となってしまいます。

なかでも、宛名の誤りには、特に注意しなければなりません。相手の社名や氏名の誤りは、大変失礼にあたります。

「さいとう」さんの「斎（斉・齋・齊）」のように非常に間違えやすい漢字もあるため、相手から受け取った名刺などと突き合わせ、慎重にリスト化してください。また、相手の役職や住所も、最新情報であることを十分に確認しておきましょう。

適切な頭語と結語を使用する

社長交代の挨拶状では、適切な「頭語」と「結語」を使いましょう。

頭語とは、「拝啓」や「謹啓」のように挨拶状のはじめに付ける文言です。一方、結語とは、「敬具」や「草々」のように、挨拶状の最後に付ける文言を指します。

この頭語と結語には適切な組み合わせがあり、組み合わせを誤るとちぐはぐな印象となってしまいます。社長交代の挨拶状で使う代表的な組み合わせは、次のとおりです。

• 一般的な挨拶状
• 頭語：拝啓
• 結語：敬具・敬白
• よりかしこまった挨拶状
• 頭語：謹啓
• 結語：謹言・謹白

また、日常的な手紙でよく見かける「前略」という頭語やこれに対応する「草々」という結語は挨拶文を省略して本題から入る際に使うものであり、社長交代の挨拶状など改まったシーンでは適切ではありません。

句読点を使用しないのが原則であると知っておく

挨拶状では、句読点を使用しないことが基本のマナーとされています。その理由は諸説あるものの、特に年配の人の中には、伝統的な書状である挨拶状で句読点を用いることに違和感をもつ人も少なくありません。

ただし、最近では読みやすさを重視して、横書きの挨拶状を中心に、挨拶状でも句読点を用いるケースも増えています。句読点は使わないことが原則であると知ったうえで、送付先の属性などに応じて文案を検討するとよいでしょう。

旧社長と連名で送ることもある

社長交代の挨拶状は、新社長名義で送るものです。ただし、たとえば新社長と旧社長が親子関係にある場合などには、旧社長と新社長との連名で社長交代の挨拶状を送ることもあります。

一方、旧社長だけの名義で社長交代の挨拶状を送ることは、一般的ではありません。

ハガキではなく封筒に入れての送付がベター

挨拶状は、ハガキに直接印刷をして送る方法と、ハガキサイズの挨拶状や2つ折りサイズの挨拶状を封筒に入れて送る方法があります。

これらのうち、どちらが正解ということはありません。ただし、封筒に入れて送る方が、より丁寧な印象となります。社長交代は会社にとって重要な局面であることから、封筒に入れて送る方がよいでしょう。

適切なタイミングに遅れないよう準備する

挨拶状にはそれぞれ、送付に適したタイミングがあります。先ほど解説したとおり、社長交代の挨拶状は、就任から1週間以内の送付が目安です。

このタイミングから大きく外れてしまわないよう、社長交代が予定されている場合には、あらかじめ送付先リストを整備したり挨拶状の文案を検討したりするなどの準備をしておくとよいでしょう。