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社長や代表が交代した場合には取引先などに挨拶状を送り、社長が交代したことを伝えましょう。社長の交代は、企業にとって非常に重大な局面です。このような節目できちんと挨拶状を送ることで、取引先との関係強化につながるでしょう。
社長交代の挨拶状は、新社長の就任後おおむね1週間以内に送ることが基本です。非常にタイトであるため、あらかじめ文案を検討しておくなど、可能な準備を進めておくことをおすすめします。
当サイト挨拶状印刷.jpでは、社長交代の挨拶状テンプレートを次のとおり用意しています。文面の変更や宛名印刷も可能ですので、ぜひ社長交代の挨拶状は挨拶状印刷.jpへお任せください。
謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 私儀 この度代表取締役社長を退任いたし相談役に就任いたしました
社長在任中は格別のご懇情を賜り感謝に堪えません
ここに謹んで御礼申し上げます
なお後任には〇〇〇〇が就任することになりますので
私同様お引立てのほどお願い申し上げます
まずは御礼かたがたご挨拶申し上げます
謹言
年 月吉日
〇〇〇〇株式会社
相談役 〇〇〇〇
謹啓 時下ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます
さて 私儀 この度〇〇〇〇の後任として代表取締役社長に
就任いたすことになりました
つきましては微力ではございますが今後一層の努力を
いたす所存でございますので格別のご指導とご支援を
賜りますようひとえにお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
敬白
年 月吉日
〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長 〇〇〇〇
謹啓 ますますご清栄のこととお喜び申しあげます
平素は格別のご懇情を賜りありがたくお礼申しあげます
さて 私ことこのたび取締役社長を辞任し
取締役会長に就任いたしました
後任社長には副社長の〇〇〇〇がまた副社長には〇〇〇〇が
それぞれ就任いたしました
つきましては今後ともいっそうのご指導と
ご支援を賜りますようお願い申しあげます
略儀ながら書中をもってご挨拶申しあげます
謹言
〇年〇月吉日
〇〇〇〇〇株式会社
取締役会長 〇〇〇〇
謹啓 時下ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます
さて 私儀 このたび取締役社長に選任され就任いたしました
つきましては社業発展に専心努力いたす所存でございますので
なにとぞ今後とも格別のご指導ご鞭撻を賜りますよう
ひとえにお願い申しあげます
略儀ながら書中をもってご挨拶申しあげます
敬白
〇年〇月吉日
〇〇〇〇〇株式会社
取締役社長 〇〇〇〇
謹啓 ますますご清祥のこととお喜び申しあげます
さて 私儀 このたび取締役副社長に就任いたしました
つきましては今後とも格別のご厚誼ご支援を
賜りますようお願い申しあげます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申しあげます
謹言
〇年〇月吉日
〇〇〇〇〇株式会社
取締役副社長 〇〇〇〇
社長交代の挨拶状は、誰に送ればよいのでしょうか?基本的には、「これまでお付き合いがあり、今後も会社としてのお付き合いを希望する相手」に送るべきでしょう。ここでは、具体的な送付先の例を紹介します。
1つ目は、重要な取引先です。
重要な販売先や重要な仕入先、重要な委託先などの取引先には、社長交代の挨拶状を送ることをおすすめします。重要な取引先への送付が漏れてしまい、別ルートから社長の交代が耳に入るようなことがあれば、取引に悪影響を及ぼしてしまいかねません。
2つ目は、付き合いのある金融機関です。
メインバンクなど付き合いが深い金融機関には、挨拶状を送ることをおすすめします。
なお、金融機関から借入がある場合は、保証人変更などに関する金融機関の承諾や手続きが必要となる可能性があります。そのため、借入がある場合は挨拶状の送付タイミングを待たず、あらかじめ金融機関に社長交代を相談したおくべきでしょう。
3つ目は、会社の株主です。
株主は、会社の所有者です。社外に株主がいる場合には、その者に対しても社長交代の挨拶状を送付するべきでしょう。
社長交代の挨拶状を差し出すタイミングは、新社長が就任してからおおむね1週間以内が目安です。これに大きく遅れてしまえば失礼にあたる可能性があるほか、ルーズな会社であるとのイメージがついてしまいかねません。
社長交代のタイミングでは、さまざまな手続きが発生して非常に慌ただしいことでしょう。バタバタとする中で挨拶状の発送を忘れてしまわないよう、あらかじめ可能な限り準備を進めておき、就任が確定したらすぐにでも発送することをおすすめします。
社長交代の挨拶状を送る際は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか?ここでは、社長交代の挨拶状で特に注意すべき点と、基本のマナーについて解説します。
社長交代の挨拶状を作成する際は、誤字脱字がないよう注意しましょう。挨拶状に誤字脱字があれば、せっかくの挨拶状が間の抜けた印象となってしまいます。
なかでも、宛名の誤りには、特に注意しなければなりません。相手の社名や氏名の誤りは、大変失礼にあたります。
「さいとう」さんの「斎(斉・齋・齊)」のように非常に間違えやすい漢字もあるため、相手から受け取った名刺などと突き合わせ、慎重にリスト化してください。また、相手の役職や住所も、最新情報であることを十分に確認しておきましょう。
社長交代の挨拶状では、適切な「頭語」と「結語」を使いましょう。
頭語とは、「拝啓」や「謹啓」のように挨拶状のはじめに付ける文言です。一方、結語とは、「敬具」や「草々」のように、挨拶状の最後に付ける文言を指します。
この頭語と結語には適切な組み合わせがあり、組み合わせを誤るとちぐはぐな印象となってしまいます。社長交代の挨拶状で使う代表的な組み合わせは、次のとおりです。
また、日常的な手紙でよく見かける「前略」という頭語やこれに対応する「草々」という結語は挨拶文を省略して本題から入る際に使うものであり、社長交代の挨拶状など改まったシーンでは適切ではありません。
挨拶状では、句読点を使用しないことが基本のマナーとされています。その理由は諸説あるものの、特に年配の人の中には、伝統的な書状である挨拶状で句読点を用いることに違和感をもつ人も少なくありません。
ただし、最近では読みやすさを重視して、横書きの挨拶状を中心に、挨拶状でも句読点を用いるケースも増えています。句読点は使わないことが原則であると知ったうえで、送付先の属性などに応じて文案を検討するとよいでしょう。
社長交代の挨拶状は、新社長名義で送るものです。ただし、たとえば新社長と旧社長が親子関係にある場合などには、旧社長と新社長との連名で社長交代の挨拶状を送ることもあります。
一方、旧社長だけの名義で社長交代の挨拶状を送ることは、一般的ではありません。
挨拶状は、ハガキに直接印刷をして送る方法と、ハガキサイズの挨拶状や2つ折りサイズの挨拶状を封筒に入れて送る方法があります。
これらのうち、どちらが正解ということはありません。ただし、封筒に入れて送る方が、より丁寧な印象となります。社長交代は会社にとって重要な局面であることから、封筒に入れて送る方がよいでしょう。
挨拶状にはそれぞれ、送付に適したタイミングがあります。先ほど解説したとおり、社長交代の挨拶状は、就任から1週間以内の送付が目安です。
このタイミングから大きく外れてしまわないよう、社長交代が予定されている場合には、あらかじめ送付先リストを整備したり挨拶状の文案を検討したりするなどの準備をしておくとよいでしょう。