社長交代
の文例・テンプレート

社長交代の挨拶状はいつ送る？

社長が交代したことを取引先などに対して知らせる挨拶状は、新社長の就任後おおむね1週間以内に送ることが基本とされています。たとえ新社長がほぼ確実に決まっている場合であっても、正式な就任前に挨拶状を送るべきではないため、先走ってしまわないよう注意しましょう。

その一方で、送付があまり遅くなるような事態も避けなければなりません。送付が遅れてしまって重要な取引先が別のルートから社長交代の事実を知った場合などには、自社を軽視していると捉えられるリスクがあります。

なお、郵便事情が変わったことから最近では発送から到着までに2日以上の期間を要することが多いうえ、原則として土日には配達されません。1週間という期限は法的なものではないため厳格なものではないものの、これを一応の基準として、できるだけ早く挨拶状の準備のとりかかるようにしましょう。

可能であれば、社長が交代する可能性が濃厚になった時点から内々に挨拶状発送の準備（文案の検討や送付先リストの整備など）を進めておくとスムーズです。

社長交代の挨拶状は誰に送る？

社長交代の挨拶状を送る相手に、厳格な決まりがあるわけではありません。一般的には、次の相手などに送ることが多いでしょう。

• 重要な取引先
• 重要な仕入先
• 付き合いのある金融機関

また、これらに限らず今後も会社として付き合いを続けたい相手に対しては、挨拶状を送っておくことをおすすめします。

社長交代の挨拶状を送る際の注意点

社長が交代するタイミングは、会社としても心機一転し今後の業務に励んでいく一つの区切りです。このタイミングで送る挨拶状でミスをすることは避けたいことでしょう。社長交代の挨拶状を送る際に注意したい主なポイントは次のとおりです。

• 適切なタイミングで送付する
• 新社長名義で送るのが基本
• 送付先を漏らさないよう注意する
• 句読点は付さないのが基本
• 誤字脱字に注意する

適切なタイミングで送付する

挨拶状にはそれぞれ、送付に適切なタイミングが存在します。法的な決まりではないものの、ある程度慣習にならった方が良いでしょう。

特に、ビジネスシーンで送る挨拶状が本来のタイミングから大きくはずれてしまえば、相手に心配を掛けてしまったり、マナーを知らない会社であると思われてしまったりするかもしれません。

社長交代の挨拶状は、上で解説をしたとおり、就任後1週間以内を目安として送ることが基本です。非常にタイトなスケジュールであるため、可能な限りあらかじめ準備を進めておくことをおすすめします。

新社長名義で送るのが基本

社長交代の挨拶状は退任をした前社長ではなく、新たに就任した社長の名義で送ることが基本です。他に、前社長と新社長との連名で送る場合もあります。

いずれにしても、前社長のみから社長交代の挨拶状を送ることは、一般的ではありません。これは、社長就任の挨拶状が会社として新たな体制を伝えるものであるとともに、新社長から送付先に対する挨拶としての意味合いもあるためです。

ただし、前社長から別途、前社長が特にお世話になった相手に対して自身の異動（退任や会長への就任など）を知らせる挨拶状を送る場合はあります。

送付先を漏らさないよう注意する

社長交代は、会社にとって非常に重要な局面です。そのため、送付先を漏らさないよう十分に注意して確認しましょう。

重要な取引先が送付先から漏れてしまえば、関係の悪化につながってしまうかもしれません。万が一にも送付先に漏れが生じることのないよう、早くから送付先リストの確認を進め、複数人で確認されることをおすすめします。

句読点は付さないのが基本

社長交代の挨拶状に限ったことではありませんが、挨拶状では、句読点を使用しないのが基本です。その理由にはさまざまな説がありますが、次の説などが存在します。

• 挨拶状で句読点を用いることは、伝統的ではないため
• 句読点はもともと子どもが文章を読みやすくなるように使われ始めたものであることから、挨拶状での句読点の使用は、相手を子ども扱いしていることになるため
• 句読点は文章を区切るものであり「縁を切る」ことを連想させ、挨拶状での使用は好ましくないため

最近では読みやすさを重視して、挨拶状で句読点を使用するケースも増えている印象です。しかし、やはり受け取った相手によっては、句読点のある挨拶状に違和感を持つかもしれません。そのため、特に理由がないのであればあえて句読点を使用する必要はないでしょう。

誤字脱字に注意する

社長交代の挨拶状では、誤字脱字に注意しましょう。社長交代の挨拶状は、新社長名義で送るものです。

ここに重大な誤字や脱字があれば、会社のイメージが低下することにもなりかねません。特に、相手の氏名や役職、社名などの誤りには十分な注意が必要です。なお、よくある誤りとしては次のものなどが挙げられます。

• 「斉藤さん」や「渡邉さん」など複数の表記がある名字を誤って記載するミス
• 相手から受けた変更情報を反映させないまま宛名を記載するミス

これらを踏まえ、送付先はあらかじめ十分確認することをおすすめします。