役員を退任する際は、お世話になった相手に挨拶状を送ると丁寧です。退任時に丁寧な挨拶状を送っておくことで、今後も良好な関係を維持しやすくなるでしょう。

では、役員退任の挨拶状はどのように作成すればよいのでしょうか？また、役員退任の挨拶状を作成する際は、どのような点に注意すればよいのでしょうか？

今回は、役員退任を伝える挨拶状の基本マナーを解説するとともに、役員退任を伝える挨拶状の文例をシーン別に紹介します。

役員退任の挨拶状とは

役員退任の挨拶状とは、自身が役員を退任したことをお世話になった相手などに伝える挨拶状です。

近年では通信手段が発達しており、挨拶状を送る機会は少なくなっているかもしれません。しかし、そうであるからこそ大切な局面で挨拶状を送ることで、相手を大切に想う気持ちがより伝わりやすくなるでしょう。

役員退任の挨拶状の基本マナー

役員退任の挨拶状では、どのような点に注意すればよいのでしょうか？ここでは、基本のマナーを紹介します。

役員退任の挨拶状は誰に送る？

役員退任の挨拶状を送る相手に、厳密な決まりはありません。会社からはなく、退任する役員個人から送る場合には、個人的に業務上でお世話になった相手に広く送付するとよいでしょう。

一方、役員退任の挨拶状は退任する役員個人からではなく、役員改選のお知らせとして会社から送る場合もあります。この場合は、取引先などに対して広く送付するのがマナーです。大切な取引先が送付先から漏れないよう、送付先のリストを十分に確認しておきましょう。

役員退任の挨拶状はいつ送る？

役員を退任することは、株主総会を経ることで正式に決まります。そのため、株主総会より前に送ることは一般的ではないでしょう。

役員退任の挨拶状を送る時期は、退任後1週間以内が目安となります。退任が決まったらすぐにでも送付できるよう、あらかじめ文面や送付先リストなどを準備しておくことをおすすめします。

【シーン別】役員退任挨拶状の文例

役員退任の挨拶状は、どのように作成すればよいのでしょうか？ここでは、役員退任を知らせる挨拶状を、シーンごとにまとめて紹介します。

退任したことをシンプルに伝える挨拶状例文

役員を退任したいことをシンプルに伝える挨拶状の例文は、次のとおりです。

拝啓　陽春の候　貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀
この度　4月1日付で株式会社挨拶 専務取締役を退任いたしました
在任中は格別の御厚情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　今後とも一層の御厚誼を賜りますようお願い申し上げます
本来であれば拝眉の上御挨拶申し上げるべきところ
略儀ながら書中をもちまして　御礼かたがた御挨拶申し上げます　 敬　具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　令和6年4月
　　　　　　　　　　　　　　　                         　印刷 太郎

退任したことをシンプルに伝えるとともに、今後の変わらぬお付き合い（厚誼）をお願いする内容となっています。

なお、「厚誼」と同じく挨拶状でよく使用される表現に「交誼」があります。これらはいずれも「こうぎ」と読みますが、「交誼」は友人との親しい交友などを指し、目上の人には使いません。一方で、「厚誼」は目上の相手にも使用できます。

代表取締役を退任し顧問に就任する挨拶状例文

代表取締役を退任し、顧問に就任することを伝える挨拶状の例文は、次のとおりです。

謹啓　初秋の候　貴社ますます御隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別の御高配を賜り厚く御礼申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀
このたび代表取締役を退任し顧問に就任いたしました
代表取締役在任中は格別の御懇情を賜り厚く御礼申し上げます
今後とも一層の御厚誼を賜りますようお願い申し上げます
本来であれば拝眉の上御挨拶申し上げるべきところ
略儀ながら書中をもちまして御挨拶申し上げます　　　謹　白

　　令和6年9月
　　　　　　　　　　                                      株式会社挨拶
　　　　　　　　　                                 　顧問　印刷 太郎　

代表取締役を退任し顧問へ就任したことを簡潔に伝えるとともに、今後の変わらぬ付き合い（厚誼）をお願いする内容です。

後任者を紹介する挨拶状例文

退任に伴い、後任者を紹介する挨拶状の例文は、次のとおりです。

謹啓　薫風の候　貴社ますます御隆昌のこととお喜び申し上げます
平素は格別の御高配を賜り厚く御礼申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀　
この度5月1日付で代表取締役社長を退任し　会長に就任することとなりました
社長在任中はひとかたならぬ御懇情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には印刷一郎が就任いたしましたので
私同様一層の御指導御鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
本来ならば早速拝眉の上御挨拶申し上げるべきところ
略儀ながら書中をもちまして御礼かたがた御挨拶申し上げます　　　謹　言

　　令和6年5月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 株式会社挨拶
　　　　　　　　　                             　取締役会長　印刷 太郎

社長を退任し会長に就任したことを伝えるとともに、後任者を紹介する内容です。後任者について、自身同様の指導をお願いする文例としています。

後任者と連名で送る挨拶状例文

退任する者と後任者が連名で送る挨拶状の例文は、次のとおりです。

謹啓　初冬の候　貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別の御高配を賜り厚く御礼申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀
この度代表取締役社長を辞任し　取締役会長に就任いたしました
社長在任中は格別の御懇情を賜り厚く御礼申し上げます
なお　後任には印刷一郎が就任いたしましたので
私同様御指導御支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼かたがた御挨拶申し上げます　　謹　言
 
　　令和6年12月
                                                                         株式会社挨拶
                                                         取締役会長　印刷 太郎
　ーー

謹啓　時下ますます御清栄のこととお慶び申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀
この度　印刷太郎の後任として代表取締役社長に就任いたしました
はなはだ浅学菲才の身ではございますが社業発展に専心努力いたす所存でございます
何卒前社長同様格別の御指導御鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
本来であれば早速拝趨の上御挨拶申し上げるべきところ
まずは略儀ながら書中をもちまして就任の御挨拶を申し上げます　　謹　言
　　
　　令和6年12月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社挨拶
　　　　　　　　　　　　　　代表取締役社長　印刷 一郎

前任者が退任を伝え後任者を紹介するとともに、後任者が就任の挨拶をする内容としています。

会社からの挨拶状に退任する役員からの挨拶を添える挨拶状例文

役員が退任したことを会社名義で伝えるとともに、退任する役員本人からの挨拶を添える場合の挨拶状文例は次のとおりです。

謹啓　秋涼の候　貴社ますます御隆昌のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて　10月1日開催の弊社株主総会をもちまして　
弊社取締役 印刷 太郎 が退任いたすこととなりました
在任中賜りました御厚誼に深く感謝申し上げますとともに　
今後とも変わらぬ御支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして御挨拶申し上げます　　　謹　白
　
　　令和6年10月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社挨拶
　　　　　　　　　　　　　　代表取締役社長　挨拶次郎
ーー

謹啓　時下ますます御盛栄のこととお慶び申し上げます
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　さて　私儀
この度株式会社挨拶 取締役を退任いたしました
在任中はひとかたならぬ御懇情を賜り厚く御礼申し上げます
何卒今後とも相変わらぬ御厚誼のほどお願い申し上げます
本来であれば早速拝眉の上御挨拶申し上げるべきところ
略儀ながら書中をもちまして御礼かたがた御挨拶申し上げます　謹　白
　
　　令和6年10月
　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　印刷 太郎

会社からの挨拶状に退任する本人からの挨拶を添えることで、退任の理由などを特に記載しなくとも、円満な退任であることが伝わりやすくなります。

役員退任の挨拶状の基本構成

役員退任の挨拶状は、基本の構成さえ理解すれば難しいものではありません。ここでは、役員退任の挨拶状の基本構成を紹介します。

頭語

はじめに、頭語を記載します。頭語は、挨拶状のはじめに記載する定型的なフレーズです。

一般的な挨拶状では「拝啓」を使うことが多いでしょう。よりかしこまった場面では、「謹啓」を使用します。

時候の挨拶

頭語に続けて、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは挨拶状に季節感を添えるフレーズであり、ビジネスシーンでは「〇〇の候」と漢語調で記載することが一般的です。

使用できる時候の挨拶は挨拶状を送る季節によって異なるため、季節に合った時候の挨拶を記載しましょう。

安否の挨拶

時候の挨拶に続けて、安否の挨拶を記載します。送付先が企業や事業者などである場合には、「貴社ますます御盛栄（御隆盛・御隆昌・御清栄）のこととお慶び申し上げます」など、相手の事業繁栄を願う文言を入れることが多いでしょう。

一方、送付先が個人の場合には、「皆様ますますご健勝（ご清祥）のこととお慶び申し上げます」など、相手の健康や幸せを意味する言葉などを記載します。

退任する旨などの本題

「さて、私儀」と記載し、続けて退任する旨などの本題を記載します。この「さて、私儀」は挨拶状の右端（縦書きの場合は下側）に寄せて記載するのが通例とされており、レイアウトがずれているのではありません。

これまでのお礼

続けて、これまでお世話になったことへのお礼を記載します。「在任中はひとかたならぬ御懇情を賜り厚く御礼申し上げます」などがこれにあたります。

併せて、今後の変わらぬ付き合いをお願いする内容を記載するとよいでしょう。

締めの挨拶

本文の最後に、締めの挨拶を記載します。退任の挨拶は本来、直接会って行うべきものとの考えがあります。その意味を込め、書面での挨拶を詫びる文言を入れることが多いでしょう。

結語

最後に、結語を記載します。結語は挨拶状の締めとして記載するフレーズであり、頭語とセットで使用するものです。

使用できる結語は使用した頭語によって異なっており、原則的な組み合わせは次のとおりです。

頭語結語
拝啓敬具・敬白など
謹啓謹白・謹言など

頭語と結語を誤った組み合わせで使用しないよう、ご注意ください。

役員退任の挨拶状で失敗しないためのポイント

役員退任の挨拶状で失敗しないためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか？最後に、役員退任の挨拶状を作成する際のポイントを3つ解説します。

誤字脱字をなくす

役員退任の挨拶状では、誤字脱字をしないよう注意しましょう。せっかくの挨拶状に誤字脱字があれば、間の抜けた印象やそそっかしい印象となってしまいます。

特に、相手の社名や氏名などの誤りには十分にご注意ください。宛名の誤りは大変失礼であり、相手によっては今後の関係性に影響が及ぶかもしれません。「斎藤」さんや「渡邊」さんなどは同じ読みでも異なる漢字が複数存在するため、特に注意して確認すべきでしょう。

なお、印刷をしてから誤字や脱字に気付いたら、手間であっても作り直すことをおすすめします。修正テープや二重線で直した挨拶状を送ることは、マナー違反です。

送付先リストをよく確認する

役員退任の挨拶状を送る際は、送付先に漏れがないようリストをよく確認しましょう。重要な相手が送付先から漏れてしまい、退任したことを他の方面から伝え聞くようなことがあれば、関係性に亀裂が生じかねません。

いざ送付するときになって慌てずに済むよう、日ごろから送付先リストを整備しメンテナンスしておくことをおすすめします。

挨拶状印刷.jpを活用する

役員退任の挨拶状を送る際は、ぜひ「挨拶状印刷.jp」をご活用ください。挨拶状での言い回しはやや特殊な面があり、一から文面を作成しようとすればミスが生じるリスクが高くなります。

挨拶状印刷.jpでは、役員退任の挨拶状を含め、挨拶状の文例を数多くご用意しています。文例を適宜修正して文面を作成することで、マナーに沿った挨拶状を簡単に作成することが可能となります。

まとめ

役員退任を知らせる挨拶状の文例をシーンごとに紹介するとともに、役員退任の挨拶状の基本マナーや基本構成などを解説しました。

役員を退任する際は、お世話になった取引先などに挨拶状を送ると丁寧です。Eメールなどではなく、あえて手間と費用をかけて挨拶状を送ることで、相手を大切に想う気持ちがより伝わりやすくなるでしょう。

しかし、日ごろから挨拶状を送り慣れていない方にとって、挨拶状の文章を組み立てることはやや難しく感じるかもしれません。

挨拶状印刷.jpでは、役員退任の挨拶状など、さまざまなシーンに合わせた挨拶状の文例を数多くご用意しています。文例の変更も容易であるため、状況に合った挨拶状を簡単に作成できます。役員退任の挨拶状を送る際は、ぜひ挨拶状印刷.jpをご活用ください。