昨今、Eメールなどの便利なツールが普及しており、挨拶状を送る機会は減っているかもしれません。しかし、手間やコストをかけてあえて紙の挨拶状を送ることは相手を大切に想うメッセージともなるため、重要な局面では挨拶状を活用するとよいでしょう。挨拶状を活用したい場面の1つが、支店長が交代する際です。
では、支店長交代の挨拶状は、誰から送るのでしょうか？また、支店長交代の挨拶状は、どのような内容とすればよいのでしょうか？今回は、支店長交代の挨拶状の基本マナーや差出人のパターンを解説するとともに、支店長交代の挨拶状の文例も紹介します。
なお、当サイト（挨拶状印刷.jp）は挨拶状のテンプレートを数多く取り揃えており、シーンに合った挨拶状を簡単に作成できます。支店長交代の挨拶状作成をご検討の際は、ぜひ挨拶状印刷.jpをご活用ください。
支店長交代の挨拶状の基本
支店長交代の挨拶状は、いつ誰に送ればよいのでしょうか？はじめに、支店長交代の挨拶状の基本を解説します。
誰に送る？
支店長交代の挨拶状は、その支店の取引先などに宛てて送付します。特に、支店長が直接対応にあたっていた取引先には、送付を漏らさないよう注意しましょう。
いつ送る？
支店長交代の挨拶状は、異動後できるだけ速やかに送りましょう。期限に厳格な決まりはないものの、可能であれば1ヶ月以内、遅くとも2ヶ月以内には相手に届くように手配します。
なお、異動日より前に送る場合もあるものの、その場合には事前に情報解禁日をご確認ください。情報解禁日が決まっている場合、これ以前に挨拶状を送ればトラブルの原因となり得るためです。
支店長交代の挨拶状は誰から送る？
支店長交代の挨拶状の差出人には、主に5つのパターンがあります。差出人について、それぞれ概要を解説します。
- 前支店長のみから送る
- 新支店長のみから送る
- 前支店長と新支店長の連名で送る
- 会社代表者と新支店長の連名で送る
- 会社代表者と前支店長・新支店長の連名で送る
パターン1：前支店長のみから送る
1つ目は、前支店長のみから送るパターンです。
これは、異動日より前に送る場合に多く見られる形態です。また、前支店長が退職する場合において、退職の挨拶を兼ねて送る場合もあります。
なお、前支店長から送る場合であっても後任者の情報に触れ、後任者の指導などをお願いする一文を入れるのが自然でしょう。
パターン2：新支店長のみから送る
2つ目は、新支店長のみから送るパターンです。
異動日後に送る場合や前任者が退職した場合などには、新支店長のみから挨拶状を送ることがあります。
パターン3：前支店長と新支店長の連名で送る
3つ目は、前支店長と新支店長との連名で送るパターンです。
前支店長からはこれまでのお礼とともに、新支店長の指導などをお願いする内容を記載します。そのうえで、新支店長からは就任の挨拶とともに、今後の簡単な抱負などを記載することが一般的です。
支店長交代の挨拶状を連名で送ることで、異動の引継ぎが円滑に行われているとの印象にもつながるでしょう。
パターン4：会社代表者と新支店長の連名で送る
4つ目は、会社代表者と新支店長の連名で送るパターンです。
前支店長が円満に異動した場合にこのパターンをとることもある一方で、前支店長が退職したり降格となったりしたなど何らかの事情がある場合に、この方法をとることもあります。
パターン5：会社代表者と前支店長・新支店長の連名で送る
5つ目は、会社代表者と前支店長・新支店長が連名で送るパターンです。
中には、会社代表者と前支店長・新支店長が連名で挨拶状を送る場合もあります。会社代表者も連名として挨拶状を出すことで、滞りなく引継ぎが行われるとの安心感を与えやすくなるでしょう。
支店長交代の挨拶状の基本構成
支店長交代の挨拶状は、基本の構成さえ理解すれば難しいものではありません。ここでは、支店長交代の挨拶状の基本構成を解説します。
- 頭語
- 前文
- 支店長が交代する旨
- これまでのお礼や今後へ向けた挨拶など
- 締めの挨拶
- 結語
頭語
はじめに、頭語を記載します。頭語は挨拶状の冒頭に記載する定型的な文言であり、支店長交代の挨拶状では「拝啓」を用いることが多いでしょう。なお、頭語を「謹啓」とすることでさらにかしこまった印象となります。
前文
頭語に続けて、前文を記載します。前文は、「陽春の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように、時候の挨拶と安否の挨拶を続けて記載します。
時候の挨拶は挨拶状に季節感を添える表現であり、ビジネスシーンでは「〇〇の候」という漢語調で記載することが多いでしょう。季節ごとの表現を知っておくと、便利です。
安否の挨拶は相手が事業者である場合、「ご清栄」や「ご盛栄」など、事業が発展している旨の文言とすることが一般的です。一方で、相手が個人である場合には「ご健勝」などを用います。
支店長が交代する旨
続けて、本題として支店長が交代する旨を記載します。交代に至ったくわしい事情までを記載する必要はなく、簡潔な内容に留めます。
これまでのお礼や今後へ向けた挨拶など
次に、これまでのお礼や今後へ向けた挨拶などを記載します。前支店長から送る場合はこれまでのお礼を、新支店長から送る場合には今後の抱負などを記載するとよいでしょう。
締めの挨拶
本文の最後に、締めの挨拶を記載します。「略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます」など、略式である書面での挨拶を詫びる文言とすることが一般的です。
結語
最後に、結語を記載します。結語は挨拶状の最後に記載する定型的なフレーズであり、頭語と対応させて使用します。頭語が「拝啓」であれば結語は「敬具」や「敬白」、頭語が「謹啓」であれば、結語は「謹言」や「謹白」などとします。
支店長交代の挨拶状の文例
支店長交代の挨拶状は、どのような内容とすればよいのでしょうか？ここでは、差出人のパターンごとの例文を紹介します。
なお、挨拶状印刷.jpは挨拶状のテンプレートを豊富に取り揃えており、支店長交代の挨拶状にも対応しています。支店長交代の挨拶状送付をご検討の際は、ぜひ挨拶状印刷.jpのサービスをご活用ください。
前支店長のみから送る場合の文例
前支店長のみから送る場合における支店長交代の挨拶状の文例は、次のとおりです。
拝啓 陽春の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 私儀
このたび神奈川支店長を命ぜられました
5年余の名古屋支店在任中は公私にわたり格別のご懇情を賜り 誠に有難く厚くお礼申し上げます
なお 私の後任として印刷一郎が名古屋支店長として就任致すこととなりましたので 何卒私同様のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてお礼かたがたご挨拶申し上げます 敬 具
令和〇年4月吉日
挨拶状株式会社 名古屋支店
支店長 挨拶太郎
支店長が交代することとなった旨とともに、これまでお世話になったお礼などを記載します。
新支店長のみから送る場合の文例
新支店長のみから送る場合における支店長交代の挨拶状の文例は、次のとおりです。ここでは、前支店長が退職した場合の文例を紹介します。
拝啓 薫風の候 ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚くお礼申し上げます
さて 私儀
このたび4月30日付で退職いたしました挨拶太郎の後任として名古屋支店長を命ぜられ このほど着任致しました
つきましては 微力ではございますが皆様のご期待にお応えできるよう鋭意専心新任務に精励いたす所存でございますので 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬 具
令和〇年5月吉日
挨拶状株式会社 名古屋支店
支店長 印刷一郎
新たに支店長に着任したことを記載するとともに、今後のお付き合いのお願いや簡単な抱負などを記載します。
前支店長と新支店長の連名で送る場合の文例
前支店長と新支店長の連名で送る場合における支店長交代の挨拶状の文例は、次のとおりです。
拝啓 向暑の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 私儀
このたび人事異動により弊社神奈川支店長を命ぜられ 過日着任いたしました
名古屋支店在任中はひとかたならぬご厚情を賜り心より御礼申し上げます
なお 後任には印刷太郎が就任いたしましたので 私同様よろしくお引立て賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書⾯をもちまして転任のご挨拶を申し上げます 敬 具
令和〇年6月吉日
挨拶状株式会社 神奈川支店
支店長 挨拶太郎
＿＿
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 私こと
このたび挨拶太郎の後任として名古屋支店支店長に就任いたしました
はなはだ微⼒ではございますが新任務に専心努力して参る所存でございますので
何卒前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして着任のご挨拶を申し上げます 敬 具
令和〇年6月吉日
挨拶状株式会社 名古屋支店
支店長 印刷一郎
連名で送る場合には、このようにまず前支店長が退任の挨拶と後任の紹介を行い、続けて新支店長が挨拶をする形をとることが一般的です。
会社代表者と新支店長の連名で送る場合の文例
会社代表者と新支店長の連名で送る場合における支店長交代の挨拶状の文例は、次のとおりです。
拝啓 盛夏の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り誠に有難く厚く御礼申し上げます
さて このたび弊社名古屋支店支店長として長らくお引き立ていただいておりました挨拶太郎が一身上の都合により退社いたすこととなり 後任として印刷一郎を任命いたしました
つきましては 何卒前任者同様格別のご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬 具
令和〇年7月吉日
挨拶状株式会社
代表取締役 挨拶花子
＿＿
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
さて 私こと
このたび挨拶太郎の後任として名古屋支店支店長に就任いたしました
身に余る重責ではございますが 皆様のご期待に添うべく専心努力して参る所存でございますので 何卒前任者同様のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちまして着任のご挨拶を申し上げます 敬 具
令和〇年7月吉日
挨拶状株式会社 名古屋支店
支店長 印刷一郎
会社と新支店長が連名で挨拶状を送る場合には、まず会社から人事異動の概要を伝えるとともに、新支店長を紹介します。そのうえで、新支店長が就任の挨拶をするとともに、今後へ向けた簡単な抱負を記載することが一般的です。
支店長交代の挨拶状を送るポイント
支店長交代の挨拶状は、どのような点に注意して用意すればよいのでしょうか？最後に、支店長交代の挨拶状を送るポイントを4つ解説します。
- 送付先を漏らさない
- 誤字脱字に注意する
- 退職の場合もくわしい事情までは記載しない
- テンプレートを活用する
送付先を漏らさない
1つ目は、送付先を漏らさないことです。
支店長の交代という重要な局面で大切な取引先が送付先から漏れてしまえば、今後の取引に影響が及ぶかもしれません。そのような事態を避けるため、日頃から挨拶状の送付先リストを整備しておくとよいでしょう。
誤字脱字に注意する
2つ目は、誤字脱字に注意することです。
せっかくの挨拶状で誤字や脱字をしてしまえば、詰めの甘い企業であるとの印象を与えるおそれがあります。なかでも相手の社名や役職名、氏名などの誤りは大変失礼にあたるため、特に注意すべきでしょう。
退職の場合もくわしい事情までは記載しない
3つ目は、退職のくわしい事情までは記載しないことです。
前支店長の退職により支店長が交代する場合、何らかの事情がある場合もあるでしょう。しかし、挨拶状ではくわしい事情までを記載する必要はありません。単に「退職した」旨だけを記載するか、「一身上の都合により退職した」旨の記載に留めることが一般的です。
テンプレートを活用する
4つ目は、テンプレートを活用することです。
挨拶状の作成に慣れていない場合、挨拶状の文章を一から組み立てようとすると手間がかかります。また、挨拶状にそぐわない表現などを使ってしまうかもしれません。
そこでおすすめなのが、テンプレートを活用することです。テンプレートを活用することで、マナーに即した挨拶状を簡単に作成することが可能となります。支店長交代の挨拶状の作成をご検討の際は、挨拶状印刷.jpをご活用ください。
まとめ
支店長交代の挨拶状の文例を紹介するとともに、支店長交代の挨拶状の基本構成や作成のポイントなどを解説しました。
支店長が交代するなど重要な局面では、取引先などに挨拶状を送るのがおすすめです。簡便な連絡手段が普及している昨今においてあえて挨拶状を送ることで、相手への敬意が伝わりやすくなります。
支店長交代の挨拶状では、支店長が交代する旨とともに、これまでのお礼や今後の抱負などを記載するのが一般的です。マナーに即した挨拶状を簡単に作成するためには、テンプレートを活用するとよいでしょう。
挨拶状印刷.jpではさまざまなシーンに即した挨拶状のテンプレートを取り揃えており、支店長交代の挨拶状にも対応しています。支店長交代の挨拶状の作成でお困りの際は、挨拶状印刷.jpをご活用ください。オプションで宛名印刷や投函代行も可能であり、少ない手間でシーンに合った挨拶状を送付できます。
